Sistematización del Proceso Contable - Parte I

Quiero recordar que en mi criterio personal la Contabilidad es una ciencia que funciona como un sistema, así que implementar dicho sistema es lo que se conoce como la Sistematización del Proceso Contable. La Sistematización es la fase inicial del Proceso Contable, y consiste en establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación como Estados Financieros.

Es común que la mayoría que lea este posteo no haya participado en una Sistematización del Proceso Contable, lo usual es encontrar un negocio con su Contabilidad ya funcionando y proporcionando información a los usuarios responsables de la toma de decisiones.

Quizas a algunos se nos haya presentado la oportunidad de implementar un sistema contable, y de empezar a llevarlo desde sus inicios, y se habran preguntado, por donde empiezo?.

Interesante pregunta, esto no nos enseñan en la Universidad normalmente, y a los que le enseñaron, les tengo que decir, que afortunados fueron.

A estas alturas de mi experiencia profesional, puedo decir que la Sistematización a traviesa por 3 etapas, la de selección, diseño e instalación.

Voy a partir de la premisa que la Contabilidad a implementar, utilizará un software contable de los muchos que existen en el mercado peruano, como Siscont, Concar, FoxCont, Siigo, etc. La selección de un sistema de información se debe ajustar al negocio, para lo cual es necesario conocer la naturaleza y características del negocio y seleccionar el software que cubra las necesidades de información, razón por la cual recomiendo asesorase bien, no caigamos en el entusiasmo que querer comprar un software que exceda a las necesidades del negocio.

El diseño del sistema de información financiera incluye el catalogo de cuentas, los documentos fuentes, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento y los informes a generar.

Catálogo de cuentas: es una lista o enumeración clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos de una entidad económica. En el Perú el catálogo de cuentas y su dinamica es el Plan Contable General Empresarial en adelante PCGE, que fue aprobado por el Consejo Normativo de Contabilidad (CNC), en el caso de España por ejemplo el Plan General de Contabilidad es aprobado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), y así en otros países hay instituciones que elaboran y aprueban el catálogo de cuentas.

Documentos fuente: es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por el negocio, aportando los datos necesarios para ser procesados en la contabilidad. En el Perú, en la Ley de Comprobantes de Pago podemos encontrar la lista de documentos fuente. Ojo, tambien podemos diseñar documentos fuente, ello implica, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.

Flujo de documentos: el flujo de documentos es el trámite que estos siguen desde su lugar de origen hasta su arribo a las diferentes áreas del negocio.

Guía de procesamiento: la guía es un instructivo en el que se indican los procedimientos para registrar una operación. Dicha guía constituye un complemento al catalogo de cuentas.

Informes: La fase de sistematización incluye la prevención de la información financiera principal y adicional que requieran los responsables de la toma de deciciones. Se debe definir periodicidad y plazo de entrega, así como su presentación y contenido deseado.