Conociendo el Proceso Contable - Parte I

Ahora que ya hemos entendido que los negocios se desarrollan en base a procesos, y habiendo visto el caso de las compras, y sus respectivos registros contables, vamos a conocer el "Proceso Contable".

El Proceso Contable es un conjunto de fases a través de las cuales la Contabilidad obtiene y proporciona información financiera. Para obtener información financiera, es preciso establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación (Estados Financieros). Así, la fase inicial del Proceso Contable constituye la Sistematización. Luego se requiere cuantificar los datos que intervienen en las transacciones financieras en términos monetarios, dicha cuantificación constituye una Valuación.

Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento. En esta fase se produce los registros en los libros auxiliares como registro de compras, ventas, kardex, de caja y bancos, etc, los datos de estos libros serán trasladados al libro diario, y posteriormente al libro mayor, con estos datos se elaborá el Balance de comprobación. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor.

Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad.

La fase de Regularización consiste en una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado. a) Reclasificación de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de: - Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo - Necesidad de corregir asientos erróneos b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico. c) Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige: - Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados - Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aún cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo.

Una vez regularizada la contabilidad, se procede al Cálculo del Resultado del Ejercicio, esta fase consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.

El proceso se cierra con la fase de Información a través de la cual se comunica a los interesados en la marcha de la entidad económica, la información financiera obtenida, como consecuencia de las transacciones celebradas por la propia entidad, emitiendosé los Estados Financieros.