El Principio Contable Periodo

Es curioso, justo hoy 31 de diciembre del 2009 me toca tratar un poco sobre este principio contable. A puertas de realizar nuestro propio corte personal donde hacemos un balance de nuestros logros del 2009 y de las cosas que dejamos inconclusas y que deseamos cumplir en este nuevo año 2010. Asi, las empresas tambien requieren de hacer un corte, y es justo este principio contable "periodo" que permite medir el grado de éxito o fracaso de una gestión empresarial, para dicha medición se hace necesario hacer cortes periódicos en el devenir de la empresa en marcha; estos cortes periódicos permiten conocer la situación económica y financiera de la empresa es decir la estructura estática.

Definitivamente una de las mayores cualidades por asi decirlo de este principio es que a partir de ese corte periodico es cuando es posible determinar la renta. Los periodos fijados para los cortes se hacen en función de las necesidades administrativas, aunque las mediciones periódicas son provisionales, sin embargo ellas son necesarias para la administración y para otras partes interesadas como base para la toma de decisiones.

Seguramente habran observado en la entidad de administración de valores de su país que las empresas que cotizan en bolsa presentan información financiera en forma trimestral, esto por mandato de las normas de cada pais, pero es común que hoy en día existan periodos aún más cortos, y se emitan estados financieros mensuales para efectos de las decisiones que puedieran tomar los gerentes financieros, gerentes generales o incluso para el analisis del Directorio de la Empresa.

Asi como tiene cualidades, este principio de periodicidad provoca muchos problemas de exactitud contable, por ejemplo la necesidad de hacer asientos de ajustes, de costos de inventarios de cuentas incobrables, de seleccionar los métodos de depreciación etc.

Es común que a fines de año las empresas quieran incrementar sus ventas, y esa ambición hace que exista la práctica de facturar por venta de bienes y/o servicios aún no entregados o brindados, y sólo con la facturación reconocen el ingreso por venta. Esta práctica es usual, como auditor financiero la he visto muchas veces, y he de aclarar que justamente este principio de periodo nos permite deslindar que transacciones son de un ejercicio o de otro.

Ejemplo, una empresa automotriz factura por concepto de ventas 10 autos, los cuales incluso los clientes ya han pagado. Se emitio la factura y se cancelo, pero no se entregaron los autos hasta el 31 de diciembre del 2009, y estos son entregados a los clientes el 15 de enero del 2010.

La pregunta es: Esta transacción es venta 2009, o venta 2010?

La respuesta correcta es que la transacción es venta del 2010 y debe ser reconocida como tal, en el periodo correcto, osea 2010. Muchos piensan que si ya se facturo y se cancelo es una evidente venta y la hubieran reconocido en el periodo 2009 mejorando los resultados de ese ejercicio, siendo totalmente errado ese reconocimiento en la contabilidad de la empresa.

Para tener más claro el tema, para este análisis deben configurarse los criterios del principio contable periodo y los que indica la norma internacional de contabilidad (NIC 18) ingresos, la cual explica el tratamiento que se debe seguir para reconocer los ingresos de una empresa.

Bueno, espero que el tema haya servido para aclarar como es que funciona este principio.

Saludos

Feliz 2010.

El Principio Contable de Empresa en marcha

Hemos visto que la entidad contable es un grupo social dinámico, que esta en un constante devenir porque en la mayoría de los casos no hay medio de predecir el tamaño de su vida, salvo el caso de que se le precise un objetivo temporal determinado. He visto varios casos donde empresas se asocian, forman un consorcio de duración 6 meses, prestan un servicio, y al final la sociedad se disuelve, en estos casos el principio de empresa en marcha tenia un tiempo definido.

La naturaleza del principio de empresa en marcha afecta el registro de algunas transacciones del negocio que se fundamenta en su continuidad.

Por ejemplo, las operaciones de financiamiento para la adquisición de activos fijos. Una empresa que busca adquirir una flota de camiones financiado con el Banco, debe declarar la continuidad de la empresa, sino el Banco no podría siquiera considerarlo como un cliente potencial.

Normalmente el financiamiento de activos fijos son de 3, 5, 10 años, a más, y por tanto se presume la continudad de la empresa.

Este principio además nos permite clasificar las operaciones economico - financieros como de corto y largo plazo, por lo cual existen activos de corto plazo o tambien denominado activos corrientes, y activos de largo plazo o activos no corrientes. Este mismo criterio se aplica para los pasivos.

En la norma internacional n° 1 "Presentación de Estados Financieros" en los parrafos 23 y 24 se menciona sobre la hipotesis de Empresa en Marcha, lo cual indica:

Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluará la capacidad que tiene la entidad para continuar en funcionamiento. Los estados financieros se elaborarán bajo la hipótesis de negocio en marcha, a menos que la gerencia pretenda liquidar la entidad o cesar en su actividad, o bien no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas. Cuando la gerencia, al realizar esta evaluación, sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes, relativas a eventos o condiciones que puedan aportar dudas significativas sobre la posibilidad de que la entidad siga funcionando normalmente, procederá a revelarlas en los estados financieros. En el caso de que los estados financieros no se elaboren bajo la hipótesis de negocio en marcha, tal hecho será objeto de revelación explícita, junto con las hipótesis alternativas sobre las que han sido elaborados, así como las razones por las que la entidad no puede ser considerada como un negocio en marcha.

Al evaluar si la hipótesis de negocio en marcha resulta apropiada, la gerencia tendrá en cuenta toda la información que esté disponible para el futuro, que deberá cubrir al menos, pero no limitarse a, los doce meses siguientes a partir de la fecha del balance. El grado de detalle de las consideraciones dependerá de los hechos que se presenten en cada caso. Cuando la entidad tenga un historial de operación rentable, así como facilidades de acceso a recursos financieros, la conclusión de que utilizar la hipótesis de negocio en marcha es lo apropiado, podrá alcanzarse sin realizar un análisis en profundidad.

El Principio Contable de Entidad

Este principio establece él supuesto que una empresa o negocio (ENTIDAD) esta separada y es distinta de las personas que la formaron (los dueños), que aportaron el capital para su funcionamiento.

Esta ENTIDAD (empresa  y/o negocio) tiene vida propia y es sujeto de derechos y obligaciones. Es decir la entidad tiene sus activos y a la vez debe a varios demandantes que le financian dichos activos.  La Entidad es una unidad identificable que persigue fines económicos a través de una estructura operativa propia. Hay entidades con personería jurídica propia como las sociedades anónimas, sociedad de responsabilidad limitada, etc. y las que no poseen personería jurídica propia como las consolidadas y las de fideicomiso, etc.

Así el proceso contable es primeramente concertado con la entidad como una unidad económica productiva y es solamente en segunda instancia que se considera a los inversionistas, que como demandantes por sus activos recabarán información de sus resultados. Entonces los propietarios son acreedores de sus empresas y aunque tengan varias empresas cada una puede tratarse como una entidad separada.

Seguramente se preguntarán, y cuando nace el PRINCIPIO CONTABLE DE ENTIDAD?

La respuesta es, cuando se haya constituido la empresa, y para eso es necesario seguir el proceso de constitución legal de la entidad, lo cual abarca varios pasos desde la elaboración de la minuta de constitución, obtener número de contribuyente en el Registro Unico de Contribuyentes , pedir permiso para imprimir comprobantes de pago (ante SUNAT), hasta la obtención de la licencia de funcionamiento Municipal. El proceso de constitución varia según la normativa legal de cada país, pero el detalle de como es el proceso en si mismo lo pueden encontrar en el ciberespacio, hay mucha literatura al respecto es cuestión de investigar un poco.

Como ejemplo, les puedo mencionar que estuve revisando algunos Estados Financieros y sus respectivas notas que son publicadas en la pagina de la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV) de la cual he extraído la siguiente información:

Identificación y actividad económica de la Compañía

(a) Identificación -

Compañía de Minas Buenaventura S.A.A. (en adelante “Buenaventura” o “la Compañía”) es una sociedad anónima abierta constituida en 1953. Las acciones de Buenaventura se negocian en la Bolsa de Valores de Lima y en la Bolsa de Valores de Nueva York a través de títulos representativos de acciones denominados American Depositary Receipts (ADR’s), los cuales representan acciones de la Compañía depositadas en el Bank of New York. El domicilio legal de la Compañía es Av. Carlos Villarán 790, Urbanización Santa Catalina, Lima, Perú.

(b) Actividad económica -

Buenaventura (por cuenta propia y asociada con terceros) se dedica a la exploración, extracción, concentración, fundición y comercialización de minerales polimetálicos y metales.

La información expuesta corresponde a la Nota 1 de los Estados Financieros de la Compañia, dicha nota expresa el Principio Contable de Entidad, que se puede resumir:
"Los Estados Financieros siempre se refieren a una unidad economica identificable, creada para cumplir ciertas metas y objetivos conforme a los ordenamientos juridicos que la originaron". 

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Cuando empece este blog expuse mi propio criterio sobre lo que a mi entender es la Contabilidad, e indique:

"La Contabilidad es una Ciencia que funciona como un sistema, como tal tiene una metodologia que sirve para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio"

 

Seguramente habran leído que la Contabilidad ha sido definida por diferentes autores como una ciencia, sistema y técnica.

 

Efectivamente la Contabilidad es una ciencia porque tiene sus propios principios y lenguaje técnico, pero la contabilidad no es un sistema en si misma, pero opera como tal, al igual que un sistema informático ingresan datos, se procesan datos y se obtienen datos, todo esto soportado a través del proceso contable. Algunos autores han definido a la Contabilidad como una técnica, por la forma como se acumulan los datos financieros, se llevan los registros contables, etc. lo cual estoy parcialmente de acuerdo, si bien en ese camino tiene importancia la forma como se hace (técnica) la acumulación de información ahí no termina la Contabilidad, por lo cual me quedo con Ciencia que funciona como sistema.

Como esta claro que la Contabilidad es una ciencia, vamos a entrar a comentar sobre sus principios que la rigen, para el caso peruano la formalización de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (en adelante PCGA) y las Normas internacionales de contabilidad, es través del Consejo Normativo de Contabilidad. El CNC en su Resolución Nº 013-98-EF, precisa los alcances de los PCGA de acuerdo al artículo 223º de la Ley General de Sociedades, este articulo indica: “ Los EE.FF se preparan y se presentan de conformidad con disposiciones legales sobre la materia y con principios de contabilidad generalmente aceptados".

Aunque no estoy de acuerdo con la definición del articulo y eso lo explicaré más adelante, lo importante aqui es que esta formalizada la aplicación de los PCGA, por lo cual es importante saber sobre dichos principios, cuales son, a que se refieren.

La clasificación de los principios contables se dará de acuerdo a las escuelas y enfoques contables existentes, por lo que para fines didácticos presentare la clasificación de los principios desde el punto de vista estructuralista:

• 
  
  Principios estaticos.
  
  
  
• 
  
  Principios dinamicos.
  
  
  
• 
  
  Principios racionales.
  
  
  

Cada principio dentro de esta clasificación será analizado en forma individual, y para una mayor comprensión se dará algunos ejemplos.

Dentro de los Principios Estaticos encontramos:

• 
  
  Entidad
  
• 
  
  Empresa en Marcha
  
• 
  
  Periodo
  
• 
  
  Estructura Patrimonial
  
  
  

Empezamos a revisar el principio de entidad entonces!!

El Procesamiento Contable

Esta fase es quizá del mayor interés para algunos, y para seguir un adecuado orden de ideas vamos a desarrollar ampliamente este tema, a continuación el detalle de cómo vamos abarcar el procesamiento contable y en que orden:

1. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
2. Los Libros Contables.
3. El Plan Contable General Empresarial.
4. La Dinámica de las cuentas contables.
5. El flujo de procesamiento contable.

 

Porque este orden?

 

En mi criterio personal, una persona que empieza a aprender Contabilidad necesita entender los principios que la rigen, estos principios no son más que las reglas que la Contabilidad utiliza para el registro de hechos económicos. Una vez que tengamos un panorama de los principios contables pasamos a entender que información (hechos económicos) es la que se acumula en los libros contables, de ahí entraremos a revisar el Plan Contable General, dicho plan no es mas que un catalogo de cuentas que integra el activo, pasivo, capital contable, ingresos y gastos de un negocio. Finalmente veremos la dinámica de cuentas y el flujo del proceso contable.

  

Como habrán notado no hemos empezado con las tradicionales monografías donde se plasman operaciones de compras, ventas, etc. y se busca que el estudiante piense a que cuentas va a cargar y/o abonar, a lo que yo he denominado aprender por repetición memorizando asientos y cuentas.

Con el orden que seguiremos estamos descartando el aprender por repetición, la idea principal es que este orden de temas ayude a entender los diferentes procesos de un negocio, analizar las operaciones, y a través del proceso contable plasmar estas operaciones en la Contabilidad del negocio, visualizando directamente los Estados Financieros.

 

Valuación en el Proceso Contable

Una 2da fase dentro del Proceso Contable, luego de la sistematización, es la “valuación”.Como comentaba en un posteo anterior, lo usual es que nos contrate una empresa con su Contabilidad funcionando, registrando datos y entregando informes financieros a los responsables de tomar decisiones. En una empresa con su Contabilidad funcionando y soportada por algún software contable de los tantos que existen en el mercado, usualmente participamos del proceso contable desde la Valuación hasta el análisis de los estados Financieros, lo que no significa que no se revise la sistematización, ojo, recordemos que el sistema puede revisarse y es recomendable la revisión a efectos de detectar posibles deficiencias.

Vamos a concentrarnos en esta 2da fase,en un anterior posteo se comento brevemente el concepto “valuación”, en esta ocasión vamos ampliar el concepto y daremos algunos ejemplos que darán mayor luz del tema.

La valuación es el proceso de determinar los importes monetarios por los cuales, los elementos de los estados financieros serán reconocidos en el balance general y en el estado de resultados. Para esto debe seleccionarse una base de valuación que haga razonable los montos monetarios obtenidos.

Entre las bases de valuación tenemos lo siguiente:

Costo Histórico.- representa el importe original obtenido en efectivo o equivalente de efectivo, en el momento de realización de un hecho económico y financiero.

Costo corriente.- representa el importe en efectivo o equivalente de efectivo en que se incurriría para reponer un activo, por compra o producción y el valor por el que se liquidaría una obligación similar o de las mismas características en el momento actual.

Valor realizable.- es el valor recuperable de los activos en el curso normal de las operaciones. Asimismo, representa el importe en efectivo o equivalente de efectivo en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo en el curso normal de los negocios.

Valor actual.- representa el valor actual de las entradas o salidas netas de efectivo que generaría un activo o un pasivo una vez efectuado el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa relevante para la operación según los criterios establecidos en la NIC.

Cuando realizamos la valuación bajo los criterios descritos, dicha valuación implica identificación y valoración de los hechos que se van a registrar en la Contabilidad, estos hechos que registra la Contabilidad esta relacionado con el mundo exterior del negocio, las ventas, los clientes, las compras, los proveedores, las financiaciones con los bancos, los impuestos, etc.

Algunos ejemplos:

Para Caja y Bancos,este rubro está compuesto por el disponible representado por los medios de pago en efectivo y sus equivalentes de efectivo, depósitos en las entidades financieras en sus distintas modalidades, así también se consideran a los valores que tengan características de liquidez, certeza y efectividad, excluyendo aquellos depósitos a plazo cuyo vencimiento excede a los 12 meses posteriores a la fecha del balance general, siempre que existan cláusulas que impidan su disposición. Cuando realizamos la valuación de este rubro lo más importante es “determinar la libre disponibilidad” de los saldos, es decir se debe evaluar sus posibles restricciones.

Para Cuentas por cobrar comerciales,este rubro agrupa la totalidad de las cuentas por cobrar del ente derivadas del giro principal del negocio. Las cuentas por cobrar comerciales son documentos o derechos exigibles cuyo origen es la venta de productos, prestación de servicios o cualquier otro concepto análogo, tanto a terceros como a empresas vinculadas económicamente con la principal, el nacimiento de este componente está determinado por la Política de ventas y de créditos que implementa la gerencia de una empresa. Cuando realizamos la valuación de este rubro el reconocimiento contable de los cuentas por cobrar debe hacerse cuando se produce un hecho sustancial que se perfecciona desde el punto de vista legal y de las prácticas comerciales. Este reconocimiento debe hacerse utilizando los principios contables: de realización, el devengado, y periodo.

Sistematización del Proceso Contable Parte II

Una vez seleccionado el software a utilizar y diseñado el sistema de información financiera (Flujo, guia de procesamiento, documentos fuente, etc), se procede a su instalación o implementación.. Una vez culminada la Sistematización, tendremos a la Contabilidad implementada, lista para iniciar a registrar datos, a procesar datos y a entregar los Estados Financieros a los responsables de la toma de decisiones.

La instalación del sistema de información financiera implica, la aprobación del sistema, la adquisición de los recursos y materiales necesarios, entrenamiento del personal que hará uso del software, etc.

La aplicación del sistema se efectúa en base a los procedimientos y métodos establecidos, para lo cual es conveniente en esta etapa de implementación tener ya listo el manual (guía de procesamiento) contable, donde se indique los documentos fuentes, el flujo de información, que reportes se generan, etc. Por más que hayamos sido bien asesorados a la hora de adquirir el software contable, y hayamos tenido el debido cuidado a la hora de diseñar el sistema de información (flujo), el sistema debe revisarse permanentemente, a efecto de detectar las deficiencias que pudiera tener, con el fin de mantenerlo eficiente, actualizado y porque no, mejorarlo.

Para terminar los comentarios sobre la Sistematización del Proceso Contable, quería dejarlos con un video, el cual contiene un resumen sobre el curso que se imparte en CEPADE, Escuela Virtual de la Universidad Politécnica de Madrid, el curso es sobre SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION PARA LA GESTION EMPRESARIAL, un curso así debería formar parte de la curricula de los estudiantes de Ciencias Financieras y Contables.