viernes, 30 de octubre de 2009

Valuación en el Proceso Contable

Una 2da fase dentro del Proceso Contable, luego de la sistematización, es la “valuación”.Como comentaba en un posteo anterior, lo usual es que nos contrate una empresa con su Contabilidad funcionando, registrando datos y entregando informes financieros a los responsables de tomar decisiones. En una empresa con su Contabilidad funcionando y soportada por algún software contable de los tantos que existen en el mercado, usualmente participamos del proceso contable desde la Valuación hasta el análisis de los estados Financieros, lo que no significa que no se revise la sistematización, ojo, recordemos que el sistema puede revisarse y es recomendable la revisión a efectos de detectar posibles deficiencias.
Vamos a concentrarnos en esta 2da fase,en un anterior posteo se comento brevemente el concepto “valuación”, en esta ocasión vamos ampliar el concepto y daremos algunos ejemplos que darán mayor luz del tema.
La valuación es el proceso de determinar los importes monetarios por los cuales, los elementos de los estados financieros serán reconocidos en el balance general y en el estado de resultados. Para esto debe seleccionarse una base de valuación que haga razonable los montos monetarios obtenidos.

Entre las bases de valuación tenemos lo siguiente:
Costo Histórico.- representa el importe original obtenido en efectivo o equivalente de efectivo, en el momento de realización de un hecho económico y financiero.
Costo corriente.- representa el importe en efectivo o equivalente de efectivo en que se incurriría para reponer un activo, por compra o producción y el valor por el que se liquidaría una obligación similar o de las mismas características en el momento actual.
Valor realizable.- es el valor recuperable de los activos en el curso normal de las operaciones. Asimismo, representa el importe en efectivo o equivalente de efectivo en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo en el curso normal de los negocios.
Valor actual.- representa el valor actual de las entradas o salidas netas de efectivo que generaría un activo o un pasivo una vez efectuado el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa relevante para la operación según los criterios establecidos en la NIC.

Cuando realizamos la valuación bajo los criterios descritos, dicha valuación implica identificación y valoración de los hechos que se van a registrar en la Contabilidad, estos hechos que registra la Contabilidad esta relacionado con el mundo exterior del negocio, las ventas, los clientes, las compras, los proveedores, las financiaciones con los bancos, los impuestos, etc.

Algunos ejemplos:

Para Caja y Bancos,este rubro está compuesto por el disponible representado por los medios de pago en efectivo y sus equivalentes de efectivo, depósitos en las entidades financieras en sus distintas modalidades, así también se consideran a los valores que tengan características de liquidez, certeza y efectividad, excluyendo aquellos depósitos a plazo cuyo vencimiento excede a los 12 meses posteriores a la fecha del balance general, siempre que existan cláusulas que impidan su disposición. Cuando realizamos la valuación de este rubro lo más importante es “determinar la libre disponibilidad” de los saldos, es decir se debe evaluar sus posibles restricciones.

Para Cuentas por cobrar comerciales,este rubro agrupa la totalidad de las cuentas por cobrar del ente derivadas del giro principal del negocio. Las cuentas por cobrar comerciales son documentos o derechos exigibles cuyo origen es la venta de productos, prestación de servicios o cualquier otro concepto análogo, tanto a terceros como a empresas vinculadas económicamente con la principal, el nacimiento de este componente está determinado por la Política de ventas y de créditos que implementa la gerencia de una empresa. Cuando realizamos la valuación de este rubro el reconocimiento contable de los cuentas por cobrar debe hacerse cuando se produce un hecho sustancial que se perfecciona desde el punto de vista legal y de las prácticas comerciales. Este reconocimiento debe hacerse utilizando los principios contables: de realización, el devengado, y periodo.

sábado, 10 de octubre de 2009

Sistematización del Proceso Contable Parte II

Una vez seleccionado el software a utilizar y diseñado el sistema de información financiera (Flujo, guia de procesamiento, documentos fuente, etc), se procede a su instalación o implementación.. Una vez culminada la Sistematización, tendremos a la Contabilidad implementada, lista para iniciar a registrar datos, a procesar datos y a entregar los Estados Financieros a los responsables de la toma de decisiones.
La instalación del sistema de información financiera implica, la aprobación del sistema, la adquisición de los recursos y materiales necesarios, entrenamiento del personal que hará uso del software, etc.
La aplicación del sistema se efectúa en base a los procedimientos y métodos establecidos, para lo cual es conveniente en esta etapa de implementación tener ya listo el manual (guía de procesamiento) contable, donde se indique los documentos fuentes, el flujo de información, que reportes se generan, etc. Por más que hayamos sido bien asesorados a la hora de adquirir el software contable, y hayamos tenido el debido cuidado a la hora de diseñar el sistema de información (flujo), el sistema debe revisarse permanentemente, a efecto de detectar las deficiencias que pudiera tener, con el fin de mantenerlo eficiente, actualizado y porque no, mejorarlo.
Para terminar los comentarios sobre la Sistematización del Proceso Contable, quería dejarlos con un video, el cual contiene un resumen sobre el curso que se imparte en CEPADE, Escuela Virtual de la Universidad Politécnica de Madrid, el curso es sobre SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION PARA LA GESTION EMPRESARIAL, un curso así debería formar parte de la curricula de los estudiantes de Ciencias Financieras y Contables.

miércoles, 7 de octubre de 2009

Sistematización del Proceso Contable - Parte I

Quiero recordar que en mi criterio personal la Contabilidad es una ciencia que funciona como un sistema, así que implementar dicho sistema es lo que se conoce como la Sistematización del Proceso Contable. La Sistematización es la fase inicial del Proceso Contable, y consiste en establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación como Estados Financieros.
Es común que la mayoría que lea este posteo no haya participado en una Sistematización del Proceso Contable, lo usual es encontrar un negocio con su Contabilidad ya funcionando y proporcionando información a los usuarios responsables de la toma de decisiones.
Quizas a algunos se nos haya presentado la oportunidad de implementar un sistema contable, y de empezar a llevarlo desde sus inicios, y se habran preguntado, por donde empiezo?.
Interesante pregunta, esto no nos enseñan en la Universidad normalmente, y a los que le enseñaron, les tengo que decir, que afortunados fueron.
A estas alturas de mi experiencia profesional, puedo decir que la Sistematización a traviesa por 3 etapas, la de selección, diseño e instalación.
Voy a partir de la premisa que la Contabilidad a implementar, utilizará un software contable de los muchos que existen en el mercado peruano, como Siscont, Concar, FoxCont, Siigo, etc. La selección de un sistema de información se debe ajustar al negocio, para lo cual es necesario conocer la naturaleza y características del negocio y seleccionar el software que cubra las necesidades de información, razón por la cual recomiendo asesorase bien, no caigamos en el entusiasmo que querer comprar un software que exceda a las necesidades del negocio.
El diseño del sistema de información financiera incluye el catalogo de cuentas, los documentos fuentes, los diagramas de flujo, la guía de procesamiento y los informes a generar.
Catálogo de cuentas: es una lista o enumeración clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos de una entidad económica. En el Perú el catálogo de cuentas y su dinamica es el Plan Contable General Empresarial en adelante PCGE, que fue aprobado por el Consejo Normativo de Contabilidad (CNC), en el caso de España por ejemplo el Plan General de Contabilidad es aprobado por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), y así en otros países hay instituciones que elaboran y aprueban el catálogo de cuentas.
Documentos fuente: es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por el negocio, aportando los datos necesarios para ser procesados en la contabilidad. En el Perú, en la Ley de Comprobantes de Pago podemos encontrar la lista de documentos fuente. Ojo, tambien podemos diseñar documentos fuente, ello implica, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación.
Flujo de documentos: el flujo de documentos es el trámite que estos siguen desde su lugar de origen hasta su arribo a las diferentes áreas del negocio.
Guía de procesamiento: la guía es un instructivo en el que se indican los procedimientos para registrar una operación. Dicha guía constituye un complemento al catalogo de cuentas.
Informes: La fase de sistematización incluye la prevención de la información financiera principal y adicional que requieran los responsables de la toma de deciciones. Se debe definir periodicidad y plazo de entrega, así como su presentación y contenido deseado.

martes, 6 de octubre de 2009

Conociendo el Proceso Contable - Parte II

El proceso contable se cierra con la emisión de los Estados Financieros?, bueno es lo que dicen algunos libros, boletines, revistas, en internet, etc, pero realmente fue en esta fase de Información donde termino el Proceso Contable?

Por supuesto que no, el Proceso Contable no se ha cerrado aún, a estas alturas los Contadores sólo hemos entregado un producto, en mi criterio existe una fase más, la de Analisis e Interpretración de los Estados Financieros.

El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

El proceso de análisis e interpretación consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e instrumentos analíticos a los estados financieros para deducir una serie de medidas y relaciones que son significativas y útiles para la toma de decisiones.

En consecuencia, el objetivo del análisis e interpretación, es convertir la información en datos utiles, por esa razón esta es una fase básicamente decisional, porque facilita la toma de decisiones de la alta Gerencia, así como la de inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa.

El análisis e interpretación de los estados financieros debe examinar diversos aspectos importantes de la situación financiera de una empresa, así como de los resultados de sus operaciones. Para organizar de algún modo este análisis, podemos señalar cinco áreas principales de interés:

  1. La estructura patrimonial de la empresa
  2. El fondo de maniobra y la liquidez a corto plazo
  3. El flujo de fondos
  4. El resultado económico de las operaciones
  5. Rendimiento y rentabilidad

Para el análisis e interpretación de los estados financieros en las áreas mencionadas, el contador utilizará técnicas de comparación de la información (de un ejercicio a otro), así como ratios financieros, etc, de estos temas trataremos más adelante.

Por ahora tenemos claro, que el Proceso Contable se resumen en 7 fases:

  1. Sistematización.
  2. Valuación.
  3. Procesamiento.
  4. Regularización.
  5. Cálculo de los resultados del ejercicio.
  6. Información (Emisión de Estados Financieros).
  7. Analisis e Interpretación de Estados Financieros.

lunes, 5 de octubre de 2009

Conociendo el Proceso Contable - Parte I

Ahora que ya hemos entendido que los negocios se desarrollan en base a procesos, y habiendo visto el caso de las compras, y sus respectivos registros contables, vamos a conocer el "Proceso Contable".
El Proceso Contable es un conjunto de fases a través de las cuales la Contabilidad obtiene y proporciona información financiera. Para obtener información financiera, es preciso establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación (Estados Financieros). Así, la fase inicial del Proceso Contable constituye la Sistematización. Luego se requiere cuantificar los datos que intervienen en las transacciones financieras en términos monetarios, dicha cuantificación constituye una Valuación.
Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sintetizarlos de manera accesible para sus lectores. Esta fase del Proceso Contable recibe el nombre de Procesamiento. En esta fase se produce los registros en los libros auxiliares como registro de compras, ventas, kardex, de caja y bancos, etc, los datos de estos libros serán trasladados al libro diario, y posteriormente al libro mayor, con estos datos se elaborá el Balance de comprobación. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor.
Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad.
La fase de Regularización consiste en una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado. a) Reclasificación de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de: - Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo - Necesidad de corregir asientos erróneos b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico. c) Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige: - Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados - Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aún cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo.
Una vez regularizada la contabilidad, se procede al Cálculo del Resultado del Ejercicio, esta fase consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.
El proceso se cierra con la fase de Información a través de la cual se comunica a los interesados en la marcha de la entidad económica, la información financiera obtenida, como consecuencia de las transacciones celebradas por la propia entidad, emitiendosé los Estados Financieros.

viernes, 2 de octubre de 2009

Conociendo los diferentes procesos de un Negocio - Parte 2

Sólo para efectos didácticos vamos a omitir el impuesto en esta operación de compras, la información que hemos descrito se verá reflejada en 3 Estados Financieros, el Balance General,
porque la compra de insumos para producción son activos, y las obligaciones con nuestros proveedores son pasivos, el Estado de Resultados (Ganancias y Pérdidas) cuando se haya consumido estas materias primas y se encuentren en el rubro costo de producción y el Estado de Flujos de Efectivo por los pagos que se realicen al proveedor, reflejados en el rubro de actividades de operación.

Los asientos contables son: ---------x---------- 60 Compras 42 Cuentas por pagar comerciales terceros x/x Por la compra de hilo ---------x---------- Este asiento refleja la provisión inicial del proceso de compra de hilos, y su soporte es la factura del proveedor y nuestra propia orden de compra. ---------x---------- 24 Materias Primas 61 Variación de existencias x/x Por la recepción de insumos ---------x---------- Este asiento se registra sólo si el almacén ha recibido los insumos, y confirma en el sistema la atención de la orden de compra. ---------x---------- 61 Variación de existencias 24 Materias Primas x/x Por la utilización de insumos ---------x---------- Este asiento se registra cuando se retiran del almacén los insumos para su utilización en la producción. ---------x---------- 42 Cuentas por pagar comerciales tercerosx 10 Caja y Bancos x/x Por pago de factura ---------x---------- Este asiento se registra, cuando se haya realizado el pago al proveedor.

Para plasmar los asientos contables expuestos hemos partido de tener un entendimiento del proceso de compras de una empresa Industrial Textil, no hemos hecho lo que comunmente hacen los estudiantes de contabilidad cuando ven una operación por escrito, a que cuenta cargo? que entra? que sale? etc.

jueves, 1 de octubre de 2009

Conociendo los diferentes procesos de un Negocio - Parte I

Antes de entrar a describir en que consiste los procesos de un negocio, es preciso aclarar que existen diferentes tipos de empresas como industriales, comerciales, o de servicios, dentro de cada tipo de empresa existe toda una industria, por ejemplo General Motors empresa que en EEUU se declaro en bancarrota hace poco, tenía como actividad la fabricación de autos para lo cual compra materia prima, la transforma, ensambla los autos y los distribuye a nivel mundial a través de sus filiales, esta empresa cae dentro de la clasificación de empresa industrial cuya industria es la automotriz.
Otro ejemplo, Telmex Internacional una empresa de capitales mexicanos que se dedica a proporcionar servicios de telefonía local, larga distancia, troncales digitales, red inteligente, etc., esta empresa cae dentro de la clasificación de empresa de servicios cuya industria son las telecomunicaciones. Después de los ejemplos descritos, podemos concluir que los negocios adoptan procesos con la finalidad de alcanzar sus objetivos, estos procesos debieran funcionar para generar valor, y la Contabilidad se va a encargar de reflejar estos procesos en los Estados Financieros, y para ello utilizará una metodología de registro. No vamos a comentar en detalle sobre lo que son macro procesos, procesos, subprocesos, actividades, como se mapean los procesos claves, que es la cadena de valor, etc., pero para efectos de seguir situándonos en el tema e ir entendiendo como la ciencia contable funciona como sistema, vamos a tocar temas básicos para estos efectos, pues bien, empecemos!!! Que es un proceso?
- Es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto/servicio a un cliente externo o interno. - Un proceso de negocio consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que emplean recursos para dar resultados definidos alineados con los objetivos de la organización. - Un proceso es simplemente un grupo de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida específica, para un cliente o mercado en particular. Ejemplo: Vamos a describir el Proceso de Compras, de una empresa de la industrial Textil. Imaginemos las compras de insumos como hilos para la producción de telas, esta clase de materiales son considerados críticos pues si el área de producción no cuenta con el insumo correspondiente no podría iniciar el proceso de tejido de telas. Dentro del proceso de compras se realiza una serie de actividades, desde la negociación inicial con los proveedores, evaluación de cotizaciones, elección del proveedor, celebración de contratos, etc. Cuando un proveedor ya es recurrente, es decir la empresa siempre le coloca pedidos, el proceso de compra iniciará con la solicitud del área de Producción, se elaborará la orden de compra, posteriormente esta orden será aprobada y se emitirá la orden al proveedor, el proveedor atenderá la orden y se recibirá los insumos en el almacén de Hilos de la empresa, para su posterior despacho al área de Producción, y así sucesivamente. Hast aqui, hemos entendido el proceso de compras, es muy similar en otras empresas, claro con las particularidades del caso que cada empresa puede tener.
Ahora que tenemos un entendimiento de este proceso será más fácil entender la operación, y los registros contables que ello implica.
Continuará!!!